各系部、处室：

随着学院办学规模的扩大，各种教学耗材及设备、办公用品及设备、水电耗材及设备等的需求量逐年增大，原有采购办法及方式存在诸多问题，已不适应现实要求。为节约物资采购成本和费用，提高办事效率，特提出以下意见，请遵照执行。

一、原有物资采购办法和方式存在的弊端

1、采购频繁，量少次多，未能形成集中批量采购，不利于降低采购价格与节约采购费用。

因没有实施学期物资采购计划，使用部门往往每到需要时才想到采购，而且时间紧，采购只能在勿忙中进行，不利采购价廉物美的商品，加上学院离市区较远，不利于降低采购费用。

2、因频繁申报计划、审批计划，加上程序繁琐，给许多人工作带来不便，降低了办事效率，浪费了许多时间。

每到物资采购时，办事人员总忙于计划申报、跑审批、等签字，领导出差或开会，事就更难办，等计划下来时间会更长。

3、因需时才申报，需时才购买，买回直接到了使用部门，未能及时办理正常出入库程序，不利于对财产物资的管理，造成部分资产的浪费。

4、采购方式简单，不利于监督管理。

（1）没有定点采购，没能及时公布采购信息，包括采购地点、价格、品牌、规格型号等相关信息，不利于对采购部门及人员进行考核。

（2）每次采购参与人员包括采购员、纪检、财务及使用部门，人员虽多，但部分时间未能履行相应的职责。

二、实施学期物资采购计划的工作流程

1、每学期学生放假前两周，由分管院领导主持召开各系部、处室主要负责人参加的全院物资采购计划申报工作会议，布置安排下学期物资采购计划申报工作，明确申报要求。

2、各系部、处室组织系（部）务会、处（室）务会，确定各系部、处室下学期的物资采购申报计划，填列由后勤基建处统一制定的学期物资采购申报计划单（要求附有电子版），经分管院领导审批后统一交由后勤基建处汇总。该项工作要求在全院物资采购计划申报工作会议后五个工作日内完成，未按规定时间上报下学期物资采购申报计划的系部、处室，将视同无物资采购任务，造成的后果由该系部、处室负责，由此影响教学及日常工作开展的，对相关责任人员进行问责。

3、后勤基建处资产管理部门对各系部、处室上报的学期物资采购申报计划进行汇总，作好提交院长办公会或党委会研究的相关准备工作，此项工作在五个工作日内完成。

4、院长办公会或党委会在学生放假后一周内对全院下学期的物资采购计划进行审定。

5、后勤基建处根据申报物资采购计划在假期或者开学后一个月内会同监察审计处、财务处及使用部门人员对学期物资采购计划按规定的程序组织集中采购，办理入库、报帐及资产登记入帐手续。

6、后勤基建处应及时对学期物资采购实行内部信息公开，接受全体教职员工的监督。

7、因特殊原因需要进行临时采购的，需经院长审批。

附：学期物资采购计划申报表

2016年12月13日

益阳职业技术学院