益阳职业技术学院学籍管理实施细则

    为了更好的做好学院的学籍管理工作，使学籍管理工作更加规范化、科学化。根据省教育厅工作部署及学院具体要求，特制定本细则。

　　一、新生入学注册

　　1、新生持录取通知书报到，核对个人基本信息及录取信息，并签字确认。

　　2、各系部要及时把报到情况及学生信息核对情况报给学生处学籍管理中心。如果改动学生录取信息，必须要提供相应的证明材料。

　　3、学院按照招生文件的有关规定进行复查。

　　4、学院根据各系部提供的学生信息在教育部学籍学历管理平台上进行网上注册。新生的学籍以网上注册为准，没有进行网上注册者无法取得学籍（教育部专科学历审核未通过者和学校复查不合格者均在此列）。网上注册的学生基本信息无法随意修改，每次修改都需要提供相关证据证明并上报省教育厅审核批准。

　　5、学院根据取得学籍情况，按专业、班级编印新生名册。

　　6、新生报到学习期间，由班主任组织填写学生管理卡、学生登记表等相关学籍材料，汇总为学生学籍档案。学籍档案包括：报到证、体检表、学生登记表、学生管理卡、毕业生登记表、学生奖惩材料及其他材料等。学生在读期间，学籍档案由学院管理（可由各系部代为管理），学生毕业时，毕业生档案交学生所在单位归档。

　　二、转学、转专业

　　1、成人高等教育学生原则上不得转学、转专业。特殊情况（户口迁移、留级或复学无相同专业），由学院报省教育厅批准。

　　2、学校内转专业的，由学生向学校提出书面申请，上报学院，经学院同意后，报省教育厅备案。

　　3、省内学校之间转学，由学生本人向所在学校申请，并经转出学校、转入学校审核同意，报省教育厅批准后方可转学。

　　4、跨省两校间转学的，需经转出学校、转入学校同意并分别到转出、转入两校所在省级教育行政部门审批，审批结束后方可转学。

　　5、跨科类转学，不予办理。因转学而转专业的，一般转入相近专业学习。转入其它专业者，原则上随所转的专业一年级学习。转学、转专业应在新学期开始之前办理。新生入学未满一学期和毕业前一年内不得转学、转专业。

　　6、各系部必须在接到我院出具的“学籍变动证明”后，方可安排转学学生到申请所转专业学习，否则学习成绩无效，后果自负。

　　三、毕业审核及毕业流程

　　（一）毕业审核：

　　1、毕业前半年，学籍管理中心要对毕业生进行资格审核，审核内容包括：操行评定及考勤、学习成绩、学费及其他费用、毕业信息图像采集。

2、2002年教育部决定，高等教育毕（结）业生的照片须与注册学历证书一同上网，并委托新华通讯社所属的中国图片社负责图像采集、制作工作，以确保上网图像信息的规格、质量和国家人才数据库建设的标准和安全。

　　毕业信息图像采集工作尤为重要，学生在毕业前必须持有国家要求的标准毕业照片，否则无法毕业。学院要联系本省新华社进行毕业生图像信息采集。

　　毕业生在得到毕业照片后，要认真核对图像上的信息，如发现错误要及时勘误。不但要在照片上更正，并且要到学院学籍网上更正电子图像信息，否则证书无法进行网上认证。

　　3、学籍管理中心编制毕业生信息核对表，以书面的形式分发给各系部进行毕业信息校对（此毕业信息即为学生入学网上注册信息），发现错误要做出标记并提供相应的证明材料。核对后，由负责人签字并加盖系部公章，返回学籍管理中心。

　　4、证明材料包括：姓名同音不同字或繁体字转为简体字的需要身份证复印件；更名者需要县市级公安局专用的改名手续；身份证号由15位升至18位或个别位错误的需要身份证复印件；出生日期不符或区划代码不符的需要县市级公安机关开具的身份证号变更证明，证明中要说明改动情况及更改原因。

　　5、学生不得提前毕业，因故当年未能办理毕业者，可且只可保留学籍一年。

　　（二）毕业生档案

　　1、每位毕业生在得到毕业证书的同时得到一份档案，档案袋内装报到证、体检表、学生登记表、学生管理卡、毕业生登记表、学生奖惩材料及其他材料等。

　　2、每位毕业生的管理卡务必填写完整并贴好照片，交到学籍管理中心统一存档。填写不规范者不予毕业存档，责任自负。

　　3、毕业前两个月各系部要把毕业生登记表交到学生处盖章，待领取毕业证书时一同取回。把学生管理卡交到学籍管理中心，由学籍管理中心审核后存档。

　　四、毕业证书管理及发放

　　（一）毕业证书管理要求

　　1、遵守原国家教委的有关规定，努力维护高等学校毕业证书的严肃性及社会信誉。

　　2、毕业证书的领取、管理与发放工作由学籍管理中心专人负责。相关人员必须以高度负责的精神和一丝不苟的态度认真对待，每个步骤都要严格把关，不允许出现任何差错。

　　3、凡在毕业证书管理过程中出现违纪现象者，必须追究有关人员的责任并按规定严肃处理。

　　（二）毕业证书管理岗位的职责

　　1、负责审查核对当年毕业生人数。

　　2、按照教育部及湖南省教育厅的要求，认真执行毕业证书电子注册制度。

　　3、负责向省教育厅职成处购买空白毕业证书。

　　（三）毕业证书的办理和发放程序

　　1、每年毕业前打印毕业生名册和验印审批表，制作电子注册数据库，上报省教育厅职称成处。

　　2、按省教育厅职成处的要求购买空白毕业证书。

　　3、依据高校毕业证书验印审批表，打印毕业证书并加盖学院公章和院长名章。

　　4、在规定的时间内到省教育厅职成处办理毕业证书审批及验印手续。

    5、证书验印结束后，发放毕业证书。组织填写“毕业证书发放签收单”，做好发放记录工作。

    6、毕业证书遗失或者损坏不能补发。遗失或损坏毕业证书者，可向学院申请，经学院核实后，出具相应的证明书，证明书与原证书具有同等效力。